Bald ist es soweit - die Weihnachtszeit steht vor der Tür. Doch auch in diesem Jahr gestaltet sich die Planung von Weihnachtsfeiern für Unternehmen coronabedingt eher schwierig. Ob und wie diese überhaupt stattfinden dürfen, ändert sich aktuell schnell. Daher steigen auch heuer wieder viele Unternehmen auf virtuelle Weihnachtsfeiern über Microsoft Teams um. Das mag für viele zunächst ernüchternd klingen, heißt aber noch lange nicht, dass eine digitale Weihnachtsfeier nicht mindestens genauso viel Spaß machen kann. In unserem Beitrag zeigen wir Ihnen die wichtigsten Tipps & Tricks, damit ihre virtuelle Weihnachtsfeier ein voller Erfolg wird.
1. Die Vorbereitung
Auch bei einer virtuellen Weihnachtsfeier ist eine gründliche Organisation sehr wichtig. Erstellen Sie im Vorfeld am besten ein eigenes Team, um sich zu Ideen bezüglich des Rahmenprogramms und der Umsetzung auszutauschen und die ersten Vorbereitungen in die Wege zu leiten.
Damit Weihnachtsstimmung aufkommt, können Sie im Vorhinein verschiedene Variationen festlicher Hintergründe samt Logo Ihres Unternehmens erstellen, welche Ihre Mitarbeiter dann für die virtuelle Weihnachtsfeier verwenden können. Zu jeder gelungenen Weihnachtsfeier gehören natürlich auch gutes Essen und Trinken. Bereiten Sie daher zum Beispiel Geschenktüten voll mit weihnachtlichen Leckereien wie Lebkuchen, Plätzchen, Glühwein, etc. für Ihre Mitarbeiter vor. So ist während Ihrer Online-Feier auch für das leibliche Wohl gesorgt. Möchten Sie für ausgelassene Stimmung sorgen, sollten Sie auch eins nicht vergessen: die Musik. Stellen Sie z.B. auf Spotify eine gemeinsame Playlist mit den Lieblingsweihnachtsliedern Ihrer Mitarbeiter zusammen oder lassen Sie einfach eine bestehende Christmas-Playlist abspielen.
2. Die Feier selbst
Bei einer digitalen Feier sind die Teilnehmer für gewöhnlich inaktiver als beim persönlichen Treffen, daher ist das Programm der Weihnachtsfeier umso wichtiger. Stellen Sie sicher, dass für eine durchgehende Moderation gesorgt ist und bauen Sie möglichst viele interaktive Elemente ein. Es gibt eine Vielzahl von digitalen Multiplayer-Spielen, die ganz einfach über die gemeinsame Bildschirmnutzung in Microsoft Teams zusammen gespielt werden können. Auch Online Escape Rooms, Karaoke oder Digitale Tastings (Schokolade, Glühwein, Gin, Bier etc.) bieten sich als Programmpunkte für Ihre virtuelle Weihnachtsfeier an. Bei großen Teams empfehlen wir, die Mitarbeiter in Kleingruppen von maximal zehn Personen aufzuteilen. So stellen Sie sicher, dass die Kommunikation untereinander auch nicht zu kurz kommt. Bei virtuellen Besprechungen ist die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer für gewöhnlich deutlich geringer als in Präsenz. Achten Sie also darauf, das Programm Ihrer digitalen Weihnachtsfeier auf etwa ein bis drei Stunden anzusetzen.
3. Die Technik
Microsoft Teams bietet eine Menge Features, um trotz räumlicher Distanz Weihnachtsstimmung bei Ihrer virtuellen Feier aufkommen zu lassen. Beim „Zusammen-Modus“ werden zum Beispiel alle Teilnehmer auf einen gemeinsamen Hintergrund gesetzt. Diese Einstellung eignet sich vor allem für Ansprachen und Reden, da es den Teilnehmern damit leichter fällt, sich auf den Vortragenden zu konzentrieren.
Mit den sogenannten Breakout-Räumen bietet Microsoft Teams die Möglichkeit, in einer bestehenden Videokonferenz bis zu 50 zusätzliche Räume einzurichten, in welche die Teilnehmer wechseln können. So können Sie bei Ihrer Weihnachtsfeier für die Begrüßung aller Mitarbeiter die Hauptkonferenz nutzen und die unterschiedlichen Programmpunkte anschließend in Kleingruppen in den verschiedenen Breakout-Räumen stattfinden lassen. Sinnvoll ist es, die Räume thematisch zu trennen, sodass es zum Beispiel einen Gaming-Room, einen Chillout-Room, einen Music-Room, etc. gibt. Organisatoren können zwischen den unterschiedlichen Besprechungen wechseln, Ankündigungen an alle Breakout Räume gleichzeitig senden und die Untergruppen zur Hauptbesprechung zurückholen.
Sie haben noch kein Microsoft Teams oder brauchen Support bei der Nutzung?
Kein Problem! Kontaktieren Sie uns einfach – wir unterstützen Sie gerne jederzeit. Sei es für die technische Umsetzung Ihrer anstehenden virtuellen Weihnachtsfeier oder ganz allgemein zur Digitalisierung Ihres Arbeitsplatzes.
